应急方案
作者：通信商务部 籍如琴 来源：
发布日期：2011-04-16 点击次数：6675
2011年4月12日早上一上班，发现公司的K3财务系统不能登录，与信息化联系后，才知道是公司服务器硬件出了问题，信息化方工已经去科技市场购买配件了。
到了上午9点多，K3仍然无法登录，我们着急了，郑州市区的货物如果在10点前不能发出去，就会影响客户当天的销售了，急忙电话催促方工。方工无奈而委屈地说：“我们公司的服务器由于使用年数太长，已经有7年多了，把整个市场跑遍了，也没购买到所需要的配件。已经让代理商从厂家订货，加急发货，最快明天中午才能使服务器恢复正常，真是不好意思，实在是没有办法了……”
得到这个消息，对于商务部来说，无疑意味着，当天的所有工作都无法正常进行了。怎么办？不能不发货啊！影响一天，给公司造成的损失、给客户造成的影响是无法估量的。
请示部门经理后，大家一致认为，就算是“手工”开单，也要把货物发出去。
与部门人员沟通商量后，应急方案很快出炉。
应急方案
一、账务组报表：
账务组根据前一天晚上工作结束时引出的账表余额，出具当天的应收分析报表。
二、单据处理：
1、开票组王富广根据销售出库单样式，电子版设计“手工出库单格式”；
2、为保证款项安全，降低风险，截止昨天晚上客户账面余额暂停使用；按客户当天打款金额及要货明细开具手工出库单；K3系统正常后补录单据至K3系统；
3、大批量的补货、礼品出库暂停开具；
4、开票员按“手工出库单格式”，以电子表格填写出库单，经查询员审核后发南阳路仓库打单员朱晓乐邮箱，打印单据并安排发货。
5、查询人员审核款项，审核出库单；待K3系统正常后，补录收款单据；
三、库存统计：
1、开票人员根据昨天晚上的库存报表，手工增减当天的可用库存；
2、晚上下班前，将当天所开单据汇总，计算并制作当晚库存报表，报送仓库盘库使用；
四、其他部门配合：
1、物流部以文本形式保存今天发货的所有串号，待K3系统正常，单据补录系统后，再补录串号；
2、迅速将紧急情况及以上应急方案通知各个产品分公司及相关部门、岗位人员。
大家根据方案，分工配合，迅速行动，不到10分钟，所有人员已经接到应急通知。
王富广在设计“手工出库单格式”时，根据存档的电子版客户档案，用公式链接客户代码和客户名称，不但减少了出错机率，同时提高了工作效率。开票员对这种“手工”工作模式颇感新鲜，有人询问今天怎么发货时，我们开心地说“手工开单，不影响当天打款发货的”……
到4月12日晚上下班时，一共开出单据90多张，虽然比平时用系统开单少了许多，但总的来说，效果还是不错的，大部分客户的发货未受影响。
4月13日中午12点K3系统恢复正常，开票组全体人员利用中午的休息时间补录前一天单据；下午3：30，所有单据补录并审核完毕。
至此，一次意外事件在所有人员的共同努力下，以零差错率圆满结束。大家来不及分享这小有的成就感，已经指尖如飞地开始了今天的工作内容……
